2008.02.20

非政府组织实行有效管理的原则

 

 

美国非政府组织"理事会资源"(BoardSource)资料中心主任奥悌·弗林(Outi Flynn)应邀参加美国国务院国际信息局(IIP)的在线访谈，介绍非政府组织进行有效的管理原则。以下是这次在线访谈的记录稿，由美国国务院国际信息局翻译。

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奥悌·弗林：非政府组织涉及的面如此之大，种类如此之多，已经超出了人们的想象。我们经常接触到各种非政府组织，有关组织努力消除饥饿和治疗疾病，使我们得以欣赏艺术和重温历史，教育我们的子女，帮助我们接触新文化，支持我们的精神需求，帮助我们对政界施加影响，积极保护环境并美化我们的社区。其中有些组织获得数十亿美元的捐助，而其他一些组织则每天都要考虑财务问题。有些组织雇用为数众多的职工，也有些组织全部由志愿人员组成。这些组织都有一个共同之处：都有一个理事会。

非营利组织的理事会发挥三方面的作用：(1)指出方向，明确使命；(2)争取足够的资源实现本身的使命；(3)监督本组织的活动，承担"道德指针"（moral compass）的责任。理事会是该组织的责任机构和法人代表。有权决定该组织的目标及实现目标的方式。

问[Maritere]：你们如何保证所有的非政府组织都具有非营利性质？什么人控制这些组织？如何招募人员？是否需要遵守民主程序？许多钱投于各种项目，但是到了见成效的时候，钱却不够了，某些负责人反而富了起来。因此我想知道你认为用什么方式可以防止这种情况。希望有更多的项目成为现实，不再被束之高阁。

奥悌·弗林：非营利组织需接受所在国法律制度的监管。理事会有责任保证本组织遵守一切法律。理事会还需要保证本组织内部有一定的政策和程序，指导职员和理事会成员执行各自的职责。简言之，理事会居于控制的地位，为非政府组织发挥功能承担责任。

为获得外界对本组织的信任，理事会须采取公开信息等透明的方式实施管理，应公布本组织确定的目标及实现这些目标的途径。有关信息应包括本组织的财务管理情况，方法之一是公布年度报告并实行独立的财务审计。

问[IRC Antananarivo]：请你提供一些与这个专题有关的网址。

奥悌·弗林：以下网站介绍了理事会的作用及非营利组织责任制的一般情况，供你参考。(我列出的网站基本上在美国，因为我的大部份工作直接涉及美国的有关组织。)

-- "理事会资源"(BoardSource) (我所属的组织) ，以组织的管理和提高理事会的有效性为重点。网址：www.boardsource.org

-- 非政府组织管理全球论坛(The Global Forum on NGO Governance)，由"理事会资源"主办的全球论坛，帮助所有涉及非政府组织理事会工作或担任理事会成员的人员共享资源和交流看法。网址：www.NGOboards.org

-- "独立部门"(Independent Sector) 组织，以促进美国和全世界的公益事业为宗旨，为慈善机构、基金会和公司公益捐助项目的负责人提供交流平台。网址：www.independentsector.org

-- "非营利部门委员会"(The Panel on the Nonprofit Sector)，由美国有关慈善机构和基金会发起，要求非营利社团作为社会一个活跃和有益的组成部份继续发挥作用，已就如何改善慈善组织的监督与管理向美国国会提供各种建议。网址：http://www.nonprofitpanel.org

-- "公民参与联盟"(CIVICUS)，国际性联盟组织，以加强全世界的公民活动与公民社会为宗旨。网址：www.civicus.org

-- "透明国际"(Transparency International)，站在反腐败第一线的全球公民社会组织。网址：www.transparency.org

-- "资源联盟"(The resource Alliance)，在英国注册的慈善团体，以提高全世界非营利组织的筹款能力为宗旨。网址：www.resource-alliance.org

问[IRC Antananarivo]：非政府组织的管理人员需具备什么样品质才能有效地履行职责？[管理层对非政府组织实施有效的领导，需要哪些条件？]

奥悌·弗林：作为非营盈利组织的理事会成员，有效地履行自己职责的基本条件首先是对该组织的使命有强烈的责任感。理事会成员还需明确自己承担的职责。认识到自己是监理日常事务的管理机构的成员，或者同时也担任执行理事会规则的工作。(有时，为了实现共同目标理事会和执行主任必须进行建设性的合作，因此在这一方面，执行与管理之间的分界稍有些模糊。)

有效的理事会成员知道哪里存在利益冲突，能妥善处理个人与机构之间的利益冲突。总之，理事会成员视集体利益高于自身需求。在任何情况下，理事会成员都不应忘记自己应为本组织谋利益。

这些便是非营利机构领导人有效履行职责应遵循的一些原则。毫无疑问我们希望理事会成员亲身投入，态度积极，贡献自己的时间和智慧，并热爱志愿性的服务工作。

问[Sergio2]：巴西的非政府组织能通过公共预算轻易获得庞大的收入。有关组织因此可得到这类资源，但开支却用于明显属于特殊利益或自身利益的方面。美国政府如何处理这类情况？ [对于非政府组织使用政府拨款的情况，美国政府如何进行监管？]

奥悌·弗林：在美国，作为联邦政府部门的国内收入署(IRS)给予非营利组织免税待遇，但要求所有这类组织每年递交公开文件(990表)，说明本组织遵守有关规定，并未改变本组织的使命。990表要求详细申报财务状况，并简要地介绍组织的主要项目和活动。

在州一级，以公司形式成立的非营利组织均需遵守州的公司法。另外，大部分得到政府资助的组织必须遵守所谓的《阳光法》(Sunshine Laws)。这意味着理事会会议必须对外公开，公众还可查阅其会议纪要。对于大部分政府资助或合同，如预算超过一定规模，也需要进行独立的财务审计。

问[yahoo2]：如果某非政府组织的管理无法令人接受，应该如何处理？我的意思是，如何对待对那些不尽职的理事。

奥悌·弗林：通常该组织的章程规定了理事会成员的选举、任职时间以及罢免程序等。有些理事会也可自行决定任期的长短，由理事会本身决定续任与否和吸收新成员。有些组织的成员有进入理事会的被选举权。有时候，其他附属实体有权提名理事会人选。不论理事会如何组成，每一位成员都有同样的责任代表本组织采取行动。

通常选举理事会的程序还有权免除理事会成员的职务。但希望不会仅仅因观点不同而发生此类事件。有关组织的章程可能还规定了在什么情况下可免除理事会成员的职务。任期限制可保证为组织经常性地注入新生血液。这也是对有问题或不尽职的理事会成员采取的一种微妙和谨慎的方法。

问[IRC Cairo]：除了国家以外，非政府组织在开展工作时是否还有其他障碍？ [Ali Eid]

奥悌·弗林：一些国家的非政府组织面临许多挑战，不仅仅只有政治方面的挑战。主要挑战可能是财务方面的，即没有充足的资源顺利开展工作。第二，非营利组织也不可避免地会面临竞争。如果几个组织围绕同样的问题进行工作，为同一类群体服务，只有实力最强的组织才能维持生存。

要找到合格的工作人员和留住人才也很困难。非营利组织的薪水一般落后于营利组织的支付水平。另一个问题是工作负荷太大。工作总是干不完，一天能利用的时间又太少。另外，我们都需要尽力不辜负支持者的信任。理事会的工作非常不易。

问[IRC Cairo]：当前全世界是否正出现由从事发展事务的非政府组织引发的社团革命？这些非政府组织工作人员的属性如何？他们是慈善天使，还是政府雇用的发展事务外交官？   Ali Eid

奥悌·弗林：我可以对你的提问给予一般性的回答。为了开展工作，无论其使命如何，非政府组织需要忠于职守并获得合格的工作人员。如同理事会成员一样，工作人员肩负许多责任。他们的工作需要得到评定，在大多数情况下可以获得工作报酬。他们应忠于自己的组织，为履行机构使命努力工作，也需要对本组织从事的工作有热忱和兴趣！

问[Lusaka, Zambia]：请问如何成立非营利组织，如何为实施项目征集资金？

奥悌·弗林：每一个非营利组织均有一名创始人或一组创始人。这些人员是最初的骨干力量，使本组织的工作有一个良好的开端。

成立非营利组织的一些步骤如下：

-- 创建理事会；

-- 明确使命；

-- 起草组织文件；

-- 制定业务规划，非营利组织也需要业务规划；

-- 了解有关法律，切实遵守法律。

资金可来自个人、政府、捐款基金会、地方工商业及收入(服务费和会员费)。为了争取人们的支持，你必须有一个重要的目标，说明你的组织有既定的宗旨，有严密的组织，人们提供的资金将有助于改善这个世界。

问[IRC Cairo: Cairo]：非政府组织的文化是否属于民主范畴？Ali Eid (发展研究硕士)。

奥悌·弗林：一般来说，非政府组织文化倾向于参与和包容。这是因为非政府组织以各类公共利益为宗旨，例如解决温饱、照顾病残和教育青年等。在实际生活中，这需要非政府组织领导人(理事会成员及工作人员)听取并解决社区需求和问题。但是，非政府组织理事会有权从本组织的最大利益出发做出决策。有时，理事会的决策可能与利益相关的方面并不一致。总之，非政府组织的文化可以更民主一些，但其最后决定由理事会成员投票决定，不由全体成员决定。

问[IRC Cairo]：是否有专门涉及非政府组织的组织和运作的法律？

奥悌·弗林：没有任何一种单一的法律涉及非政府组织所有的活动。这些组织是一个国家内部基础设施的一部分，国家法律确定所有实体的组织框架，规定其权限和范围。每一个非政府组织还需要有内部管理条例和政策以规范其本身的责任，并确定完成工作所需的公平和适当的程序。

问 [IRC Lusaka2] ：我来自赞比亚，正着手建立一个非营利组织。我的问题是：我应该怎么样开始？

奥悌·弗林：请你参阅我对前一个问题的回答。当然，对于建立一个组织，只简单地列出的几个步骤是远远不够的，但只要集中精力抓住最主要方面就可以为建立的组织打下坚实的基础。

评论[Lusaka, Zambia]：我想谈一下我的看法。良好治理指的是对公众负责、透明和各种资源得到正当使用。

问[IRC Cairo]： 良好治理 - 我们应对我们的行动和成果负责；我们应明确组织的使命，健全组织结构和决策过程，按照公开表明的价值观及一致同意的程序采取行动。您是否同意我的看法？阿里·艾德(Ali Eid)

奥悌·弗林：当然，非政府组织应对他们的行动和成果负责。也就是说， 非政府组织的领导人一开始就需要提出明确的使命，并按照组织的使命指导工作。一个组织需要有工作人员管理各种项目，提供各种服务，要确定深入社区的方式，还要制订收入与支出的预算。理事会需要进行监督，保证这些活动得到实施。理事会和工作人员需要一致认同指导本组织决策和行动的价值、衡量工作进展的目标和组织管理程序。理事会还需要确保各种决定得到贯彻，各个项目运作正常。这样做的方法之一是定期通报取得的成绩，例如挖了12口井，给250名儿童打了预防针，这样做花多少钱，筹集了多少钱，在项目、人员、水电费等方面花了多少钱等。这些情况应定期向理事会通报，每年至少向捐款人、股东等有关各方通报一次。

问[Lusaka, Zambia]：应该如何筹组理事会？如何确定理事会成员？选聘时是否可以不考虑专业，或者只限于非营利组织活动的领域？

奥悌·弗林：在筹组理事会时，应确定理事会成员需要有哪些技能、专长、见解和背景，从而可以做出合理的决策。需要找到一些愿意并有时间参加理事会工作的个人。需要有一些愿意做出贡献的人，这是筹款工作最有力的工具。需要保证理事会成员熟悉本组织的服务对象，了解服务对象的需求。最后，要吸收有独立见解与能力的人在团队合作环境下工作。

问 [Lusaka, Zambia] ：非营利组织应该有一份业务规划。如何制订业务规划？

奥悌·弗林：非营利组织与任何企业一样，需要有一份规划。规划有不同的种类，诸如战略规划、业务规划、运营规划，可采用许多不同的形式。但最重要的是要有一份可以回答最基本问题的规划。你的目的(使命)是什么？谁是你的客户、顾客和利益相关的方面？他们需要什么？你能提供什么(明确能提供什么项目与服务以及无法提供的项目与服务)？通过什么方式你提供这些项目与服务(需要什么样的员工、材料、设备、办公室......等等)？其成本多大？你将从哪里获得资金(要实事求是)？年复一年，要做到这些需要做些什么(请记住：管理需要时间、人员和资金)？随着你逐步了解你的哪些项目行得通、所提供的各项服务的真正成本为多少、你是否能筹措到需要的资金，任何种类的计划都需要更新，至少一年一次。

问 [Lusaka, Zambia] ：非营利组织的业务规划是否类似于项目申请书？

奥悌·弗林：有的时候，业务规划与项目申请书可能是同一回事。但一般说来，业务规划是组织范围内更大的计划，涉及更大的数字和更长的时间框架。而项目申请书可能仅局限于一个项目或甚至一个项目中的一部份。例如：一份业务规划可能说明该组织如何打算从一个城镇扩大到三个城镇。这项规划可能需要提交给几个不同的捐助机构审阅，以了解各机构对整个规划是否会提供资金。一份项目申请书可能只集中谈一个具体的项目──比如：照顾5岁以下的儿童──那只是教育儿童的更大项目中的一部份。

问 [Lusaka, Zambia] ：赞比亚青年对年轻人参加有关国家利益问题的讨论深表关注，我也是其中的一员。但我的问题是：各相关政府──尤其是非洲的政府──为什么不给青年一个平台，让他们参与讨论在社会、经济、政治等方面影响他们的各种问题？

奥悌·弗林：各非营利组织动员更多的青年参与他们的活动十分重要。这是一条双向的通道：非政府组织的领导人必须了解到年轻人给他们带来的各种财富，而年轻人则不应丧失希望并感到沮丧。要想成为其中的成员，先从做志愿者开始。等到你证明自己的能力后再要求承担更多的责任。要教育自己。带领其他人与你一起参加。

(完)

(嘉宾因其本身具备的专长受邀参加在线访谈，表达的观点只代表其本人的看法，不一定反映美国国务院的立场。)

美国国务院国际信息局http://usinfo.state.gov