14 junio 2008
Entrevistas: Una vista de cerca
(El siguiente artículo pertenece a la publicación: La oficina de prensa responsable, para consultar los demás artículos haga clic a la derecha).
Dentro de lo posible, las entrevistas de funcionarios de gobierno deben formar parte de todas las estrategias para los medios. Antes de conceder una entrevista, el funcionario de gobierno debe planear con cuidado lo que desea obtener con ella y definir quién será su audiencia. El hecho de escribir el encabezamiento que le agradaría ver en el reportaje donde se presentara su hipotética entrevista le ayudará a enfocar el mensaje que desea transmitir.
“La petición de una entrevista se debe juzgar bajo la óptica de ‘¿será benéfica para mi plan de trabajo principal?’”, dice Juleanna Glover, secretaria de prensa del vicepresidente Dick Cheney. “Cada petición debe ser investigada para averiguar el estilo o las tendencias del autor, y también hay que establecer los parámetros para la discusión”.
5 Sugerencias óptimas para la evaluación de la entrevista
• ¿Cuál es el medio y quién es el entrevistador?
• ¿Cuánto tiempo se ha solicitado y cuál es la fecha límite?
• ¿Cuándo será publicada o transmitida la entrevista y en qué tipo de reportaje?
• ¿Qué tipo de medio se usará? Si es la TV, ¿se transmitirá en vivo, se grabará para transmitirla sin cortes o se editará para presentar fragmentos? Y si será impresa, ¿en qué sección del periódico o la revista aparecerá, e irá acompañada de fotografías?
• ¿Puede aportar materiales visuales el funcionario entrevistado?
Evaluación de la petición de una entrevista
Si cuando recibe la solicitud de una entrevista trata de responder las siguientes preguntas, eso le puede ayudar a evaluar la petición. Las preguntas son:
• ¿Cuál es el tema o el ángulo de la entrevista como noticia?
• ¿Cuál fue el impulso inicial para hacer el reportaje?
• ¿Qué publicación –o sistema de radio o TV– desea hacer la entrevista?
• ¿Quién estará a cargo de conducir la entrevista?
• ¿Cuándo y dónde desean hacer la entrevista?
• ¿Cuánto tiempo solicita el reportero para la entrevista?
• ¿Cuándo es el plazo límite para la entrega del reportaje?
• ¿Cuándo se publicará o transmitirá por radio o TV la entrevista?
• ¿De qué tipo de material se trata? ¿Es un reportaje de noticias? ¿Un perfil periodístico? ¿Un artículo de fondo? ¿Un formato de preguntas y respuestas?
• ¿Se entrevistará a alguien más para ese reportaje?
• ¿Cuáles son las características del medio de difusión y del reportero?
Es conveniente averiguar lo siguiente:
• Si el medio en cuestión tiene un punto de vista reconocido sobre el tema.
• Cuántos conocimientos posee el reportero acerca del tema.
• Si el reportero o el medio en cuestión ha realizado en el pasado algún trabajo sobre ese tema. Revise los recortes de prensa.
• Hasta qué punto es amistoso o beligerante el reportero.
• Cuál es la audiencia del medio en cuestión.
Otras preguntas que conviene hacer a raíz de una entrevista de radio o TV son:
• ¿La transmisión será en vivo?
• ¿Se llevará a cabo la entrevista en un estudio, por teléfono, en la oficina del funcionario de gobierno o en algún otro lugar?
• ¿Será a distancia, es decir, el entrevistador formulará sus preguntas sin estar físicamente presente, sino en un enlace desde otro lugar, en una transmisión vía satélite?
• ¿Se grabará la entrevista para transmitirla sin corte alguno o se le harán cortes para presentarla sólo en fragmentos?
• ¿La transmisión incluirá llamadas telefónicas o mensajes por correo electrónico de los espectadores u oyentes, o habrá también una audiencia en línea?
• ¿Cuál será la duración de la transmisión?
• ¿Cuál es el formato del programa? ¿Un panel? ¿Un entrevistador y un invitado? ¿Dos entrevistadores y un invitado? ¿Dos invitados en un debate?
• Si se presentarán más invitados, ¿en qué orden van a hablar?
• ¿Será en presencia de público? ¿Cómo se seleccionará la audiencia?
• ¿Se podrán utilizar elementos visuales de soporte?
• ¿Se usarán escenas filmadas o inserciones en cinta de vídeo? En caso afirmativo, ¿tendrá el funcionario de prensa oportunidad de revisarlos y preparar sus comentarios y respuestas?
Otras preguntas en torno a una entrevista para los medios impresos son:
• ¿En qué sección de la publicación aparecerá el artículo?
• ¿Acompañará al reportero un fotógrafo para ilustrar la entrevista?
• ¿Las fotos se harán antes, durante o después de la entrevista?
Cómo establecer las reglas básicas
Antes de una entrevista, es posible que usted desee establecer las reglas básicas; por ejemplo, si va a hablar en forma oficial o extraoficial, si la entrevista será en vivo o se grabará en cinta y cuál será la duración de la misma. No trate de establecer las reglas durante la entrevista o después de ella: para entonces ya será demasiado tarde. Por ejemplo, si el reportero solicita media hora para la entrevista, usted la puede limitar a un periodo más corto. Si la petición se refiere a un enlace “a distancia”, usted puede pedir que la entrevista se haga en persona. Si puede elegir entre ambas, a menudo es mejor que la entrevista sea en persona, pues así se crea un ambiente más íntimo y coloquial, podrá ver el lenguaje corporal de la otra persona y no tendrá que llevar junto a la oreja un audífono que a veces falla o se cae.
Por lo general, las personas entrevistadas en Estados Unidos no tienen oportunidad de revisar sus entrevistas o las citas textuales, antes que sean publicadas o que el segmento se transmita por radio o TV, a diferencia de lo que pasa a veces en algunos países. Si usted desea revisar la entrevista con anticipación, establézcalo así de antemano.
5 Sugerencias óptimas para cuando la entrevista ya ha sido concertada
• Tenga listos los tres argumentos que presentará en la entrevista, junto con ejemplos, anécdotas y chispazos de ingenio que lo respalden.
• Practique las preguntas y las respuestas.
• ¡Mucha práctica!
• Consiga una actualización de las noticias antes de iniciar la entrevista.
• Establezca las reglas básicas antes de la entrevista.
Cuando la entrevista ya ha sido concertada
Es importante que la persona entrevistada tenga tres argumentos que exponer en la entrevista. Así se mantendrá el enfoque de la misma. Más de tres argumentos es demasiado para que la audiencia los asimile.
La función de la oficina de prensa consiste en desarrollar dicha información. Antes de la entrevista, determine:
- ¿Cuáles son los tres argumentos que le gustaría establecer en torno al tema de la entrevista.
- Anote información de apoyo para cada argumento: ejemplos, relatos, anécdotas. Esto ayuda al lector, oyente o espectador a entender mejor los argumentos. Por ejemplo, si uno de éstos es la defensa de una nueva política económica, escriba las razones por las cuales es necesario cambiar la política actual, qué significan esos cambios y en qué forma afectarán al público.
- Escriba las preguntas que le harán en la entrevista, según su pronóstico, y las respuestas que a su juicio deberá dar. Sin embargo, trate de abordar otros temas, además de las tres cuestiones clave. Es frecuente que los reporteros pasen de los temas de la entrevista a otras cuestiones.
- Repase los temas importantes de las noticias como una guía de las posibles preguntas que le harán.
Cuando desarrolle las preguntas y respuestas, responda estas interrogantes:
- ¿Cuál es la cuestión más controvertida y cuál es el tema más delicado que se podría plantear?
- ¿Cuál sería la pregunta más difícil de responder y por qué?
- Como una ayuda para configurar su historia, piense en una buena cita o un “chispazo de ingenio” que pueda decir en la entrevista. Este último es una declaración breve y sustanciosa acerca de un tema más amplio, que parece ser espontánea pero que la mayoría de las veces se prepara de antemano. Es común que el comentario se repita en el curso del reportaje, sobre todo en la radio y la TV.
- Decida si desea realizar su propia grabación de la entrevista, además de la que haga el reportero. Muchas veces esto es conveniente para comprobar las declaraciones que ha hecho y como un recurso para informar a los miembros del personal clave que no oyeron la entrevista.
- Ejercítese en responder las posibles preguntas.
- Prepare una actualización sucinta de los temas más candentes antes de la entrevista. La persona que dará la explicación, que casi siempre es el secretario de prensa, debe poner al tanto de las noticias de último minuto al funcionario de gobierno. No deje que sorprendan a ese funcionario con la guardia baja.
- Antes de la entrevista, provea al reportero de cualquier información que pueda ser útil para transmitir sus argumentos. Se puede tratar de elementos tales como biografías, listas de datos, artículos, fotografías y reportajes.
- No tema sugerir al reportero preguntas y temas para la entrevista.
5 Sugerencias óptimas durante la entrevista
• Manténgase dentro del mensaje, con sus tres argumentos.
• Hable con concisión y claridad.
• Presente anécdotas, hechos y ejemplos.
• Nunca responda: “sin comentarios”.
• Diga la verdad; no tenga miedo de decir que no sabe, si no conoce la respuesta.
Hágase dueño de la entrevista: usted la puede controlar en mucho mayor grado de lo que se imagina. El hecho de que le hagan preguntas no significa que usted no pueda controlar lo que dice. Como lo explicó una vez un presidente de Estados Unidos: “Las malas preguntas no existen; sólo hay malas respuestas”.
Haga usted lo siguiente:
• Establezca las reglas básicas de atribución antes del inicio de la entrevista. En el caso típico, el entrevistado habla en forma oficial. Si no se ha establecido aún con claridad, aclárelo antes de empezar.
• Sea conciso; no oculte los argumentos importantes en respuestas largas con exceso de detalles. Hable en enunciados cortos, claros y rotundos.
• Hable a base de “chispazos de ingenio”, es decir, declaraciones enfáticas.
• Mantenga su enfoque en el mensaje y vuelva con frecuencia a los tres argumentos clave durante la entrevista. Relacione con ellos todas las preguntas.
• Exprese primero sus conclusiones y las líneas más citables, a fin de transmitir sus argumentos principales; vuelva después a ellos en su exposición de hechos.
• Use imágenes verbales positivas y descriptivas que la gente pueda entender.
• Presente pruebas. Aporte datos, estadísticas, ejemplos, anécdotas, citas y relatos. Las personas recuerdan lo que les afecta, lo que les motiva y las experiencias ajenas. Las imágenes verbales, p. ej., decir que algo es “grande como un camión de volteo”, son las que la gente recuerda, no la simple mención de que algo es “grande”.
• No suponga que los hechos hablan por sí mismos. Explique sus respuestas de un modo claro y conciso. No todos los reporteros, lectores u oyentes saben tanto del tema como usted.
• Sea siempre positivo. Si le hacen una pregunta negativa, regrese a sus argumentos principales.
• Corrija sin tardanza cualquier información errónea.
• Nunca diga algo que no desee ver reproducido en letra impresa o en una transmisión de radio o TV.
• Absténgase de hacer declaraciones que puedan ser recibidas fuera de contexto o interpretadas mal si el reportero o el jefe de redacción decide usar sólo esa parte de su declaración y no lo que se dijo antes o después de ella.
• Nunca responda “sin comentarios”. Se puede, y a veces se debe, eludir los comentarios diciendo algo como: “No estoy preparado para discutir eso hoy”; o bien, “No sería correcto que yo abordara ese asunto en este momento”.
• No use terminología técnica.
• Hable con claridad. No deje a criterio de los medios la interpretación de lo que ha dicho. Ellos lo podrían tergiversar.
• Diga siempre la verdad. Si no sabe la respuesta a una pregunta, confiéselo. Llame más tarde al entrevistador y dele la respuesta.
Use expresiones o palabras de enlace, como las que mencionamos a continuación, para retornar a sus tres argumentos:
• “La verdadera cuestión es...”
• “Permítame añadir que...”
• “Es importante hacer énfasis en...”
• “Es importante no pasar por alto que...”
• “Lo más importante es...”
• “El punto más importante que es preciso recordar es...”
• “Acerca de esto, otra pregunta que me hacen a menudo es...”
• “Eso se refiere a un solo aspecto de una cuestión más amplia...”
• “Sí, y además de eso...”
• “No, permítame aclarar...”
• “Es un poco prematuro hablar del asunto mientras no tengamos todos los datos, pero le puedo adelantar que...”
• “No estoy seguro de eso, pero tengo conocimiento de que...”
• “Déjeme poner esto en perspectiva...”
• “Eso me recuerda que...”
• “Permítame insistir en que...”
• “Me alegro de que me haga esa pregunta. La gente puede tener esa idea errónea, pero la verdad es que...”
Trate de tener siempre el control de la entrevista. Como dijo una vez en broma el ex secretario de Estado de los EE.UU., Henry Kissinger, en una conferencia de prensa: “¿Alguien tiene una pregunta que hacer sobre mis respuestas?”.
• Mire de frente al entrevistador si la entrevista es personal. Mire hacia la cámara si la entrevista se realiza a distancia y el entrevistador está en otro lugar. La cámara representa a la persona con quien usted está hablando.
• Muestre entusiasmo y energía; la televisión puede hacer que la persona parezca aburrida e insulsa.
• Use colores lisos y claros, pero evite el negro o el blanco total. Los colores de tonos intermedios son los mejores. Evite los tonos pardos y los diseños de cuadros o franjas, así como los estampados llamativos. No use telas brillantes y lustrosas.
• Las mujeres no deben usar demasiados accesorios en su arreglo, como pendientes muy vistosos que tal vez distraigan la atención de su mensaje.
• Los hombres no deben usar una camisa más oscura que la corbata.
• Siéntese en posición erguida e inclínese hacia la cámara.
• Mueva las manos con naturalidad para que no dé la impresión de estar tenso o incómodo.
• No responda con monosílabos.
• No use terminología especializada, tecnicismos o siglas que no le resulten familiares a un ciudadano común.
• Interrumpa la conversación si desea aclarar un punto o añadir algo. No espere que el presentador le conceda la palabra, pero no se comporte en forma descortés.
Absténgase de dar demasiadas cifras porque éstas las pasa por alto el auditorio. Cuando tenga que citar números, redondéelos para que los asimilen con más facilidad. Por ejemplo, en lugar de decir “cuatrocientos cuarenta y cuatro mil”, diga “casi medio millón”.
• Si prometió dar información adicional al reportero, haga el seguimiento de inmediato.
• Explique la situación al personal de los medios para que sepan lo que pueden esperar.
• Evalúe la entrevista. Anote para su propio expediente: ¿Qué resultó bien en la entrevista? ¿Qué pudo haber sido mejor? Guarde las notas para la siguiente entrevista o conferencia de prensa.
• Consiga el nombre del reportero, el productor y el técnico de sonido que estén a cargo de la entrevista y actualice su lista de medios.
• Archive los recortes de la noticia o la grabación de la entrevista en un archivo permanente.
