14 جون 2008
ابزار یک دفتر مطبوعاتی
(مقالۀ زیر برگرفته از یک دفتر مطبوعاتی مسئول، از انتشارات وزارت خارجۀ آمریکا است.)
دی دی میرز، مشاور مطبوعاتی سابق کاخ سفید می گوید، ما در زمان دورۀ اول ریاست جمهوری پرزیدنت بیل کلینتون، نوشتۀ همه چیز را منتشر می کردیم. دفتر مطبوعاتی کاخ سفید نه تنها متن سخنرانی ها، بیانیه ها، و کنفرانس های مطبوعاتی را در میان خبرنگاران توزیع می کرد، بلکه اطلاعیه های رسمی، حقیقت نامه ها، سوابق اطلاعاتی سیاست ها، بولتن های مربوط به رویداد های آینده، خلاصۀ سخنرانی ها و اسناد مربوط به سیاستگذاری، تحلیل نکات برجستۀ موجود در اسناد و غیره را هم انتشار می داد.
او می گوید، خبرنگاران، مخصوصا ً آن عده که به پوشش خبری رؤسای کشور و رهبران دولت می پردازند، بسیار پر مشغله هستند. وسعت مسائلی که آن ها باید به آن بپردازند، ترسناک است. مطالب را به طور نوشته به رسانه ها عرضه کردن می تواند کمک بزرگی باشد.
میرز می گوید، تهیۀ خلاصۀ مطالب و توزیع آن به صورت مکتوب یا از طریق اینترنت به این معناست که نباید به برداشت صحیح افراد از سخنرانی ها یا اطلاعیه ها متکی بود. این کار به سخنگوفرصت مجددی برای تأکید بر اهم نکات می دهد.
در ایالات متحده، دفاتر مطبوعاتی تا جایی که ممکن است، بیانیه ها، سیاست ها، عملیات و برنامه هارا به طور نوشته و یا روی اینترنت در اختیار ارباب جراید قرار می دهند. مکتوب نمودن و توزیع آن ها چند هدف را دنبال می کند:
- کمک می کند تا مقامات دولت و مطبوعات بتوانند در مورد آن چه می خواهند بگویند به اندازۀ کافی اندیشیده و آن را به بهترین نحو ابلاغ کنند.
- احتمال این که رسانه ها برداشت صحیحی از اطلاعات داشته باشند را افزایش داده و از سوءتعبیرها ممانعت می کند.
- مرجعی برای خبرنگاران تأمین می کند که هنگام نوشتن بتوانند خواننده را به آن ارجاع دهند.
- از تکرار سئوالات وجواب های مکرر جلوگیری می کند زیرا اطلاعات اولیه تأمین گشته است.
- انگیزۀ طرح سئوالات سنجیده ترو مبتنی بر واقعیت را در رسانه ایجاد می کند.
- احتمال انتشار خبر با تأکید بر نکاتی که شما مایل هستید را افزایش می دهد.
انتشار خلاصه هایی از بیانات و سخنرانی ها و تحلیل آن ها موجب می شود دفتر مطبوعاتی برداشت خود از اخبار را به اطلاع برساند.
در ایالات متحده، اطلاعیه های کتبی انواع مختلف دارند. به علاوه، دفاترمطبوعاتی برای برقراری ارتباط با عموم مردم ازطریق مطبوعات، ازابزار دیگری هم برخوردار هستند. موارد زیر از جمله معمول ترین ابزارارتباطی هستند:
5 توصیۀ برتر: ابزار دفتر مطبوعاتی
- برخورداری از هر چه بیشتر مطالب کتبی برای توزیع – نه آن قدر که مطبوعات در آن غرق شود، اما به اندازۀ کافی، به طوری که اخبار شما سوءتعبیر نگردد.
- استفاده از امکانات بصری.
- استفاده از وسایل سمعی، بصری و ماهواره ای تا حد امکان جهت تسهیل در ابلاغ پیام.
- شما آغاز کننده باشید. صبر نکنید مطبوعات به شما مراجعه کنند. پیام خود را با نوشتن در صفحۀ مقابل سرمقاله در جراید، و تشکیل نشست هایی با روزنامه ها و تلویزیون مطرح کنید و از جراید بخواهید مطلب شما را در بخش مقالات اصلی به چاپ برسانند.
- از اینترنت استفاده کنید.
بیانیۀ رسمی به مطبوعات که در قالب یک مقالۀ خبری نوشته شده و بعضی نشریات گاها ً به عنوان متن یک مقالۀ خبری از آن استفاده می کنند. بیانیۀ رسمی، گزارشی از خبر شما در یک یا دو صفحه است. در پاراگراف اول، درست مانند یک گزارش خبری، باید درمورد چه کسی، چه چیزی، کجا، کی، چرایی و چگونگی موضوع توضیح داده شود. بیانیۀ رسمی باید قالب یک هرم وارونه را دارا باشد، و اطلاعات به ترتیب اهمیت در آن آورده شود به طوری که سردبیران بتوانند به سهولت مطالب کلیدی را تشخیص دهند. اطلاعات کلیدی در صدر قرار دارند و در ساختمان هرم تا به نوک آن در پایین ترین جایگاه برسد، به ترتیب مطالب کم اهمیت تر مطرح می گردند.
اعلامیۀ رسمی به رسانه ها که بسیار شبیه به بیانیۀ رسمی است، اما دربارۀ رویدادی در آینده می باشد و موجب می شود رسانه ها با ارزیابی سریع آن تصمیم بگیرند که مایلند گزارشی درمورد آن تهیه کنند یا خیر. اعلامیۀ رسمی به رسانه ها نیز باید درمورد چه کسی، چه چیزی، کجا، کی، چرایی و چگونگی موضوع توضیح دهد. و طول آن نباید بیش از یک صفحه باشد.
حقیقت نامه یا اطلاعات موجود، یک اطلاعیۀ طولانی است که حاوی اطلاعات تفصیلی دربارۀ یک موضوع می باشد. در این اطلاعات از آمار و ارقام استفاده می شود اما نقل قول در آن آورده نمی شود، و معمولا ً همراه با بیانیه های رسمی ارائه می گردد. حقیقت نامه ها از چهار تا پنج صفحه تشکیل شده و با استفاده از حروف پررنگ و علامات چاپی، باید طوری تنظیم شوند که مطالعۀ آن ها آسان باشد.
ابزار کمکی دیداری، مانند تصاویر، نمودارها،جداول و نقشه ها که همراه اطلاعیه ها ارائه می شوند.
شرح حال، که همراه با بیانات رسمی چاپ می شود. این شرح حال حاوی سوابق حرفه ای و دستاورد های شخصی است که به سمت تازه ای منصوب می شود، یا سخنرانی می کند و یا در رویدادی شرکت دارد.
فهرستی از کارشناسان که از پیام مربوط حمایت می کنند. این فهرست باید دارای اسامی و شمارۀ تلفن آن ها باشد.
سایر متون، که می تواند حاوی مطالب دیگر باشد. برای مثال، در کاخ سفید این گونه عمل می شود که بعد از سخنرانی رییس جمهور، نسخۀ کتبی این سخنرانی همین طور اظهارات توجیهی روزانۀ مشاور مطبوعاتی یا سایر مقامات به مطبوعات ، بلا فاصله بعد از اتمام جلسۀ مربوط، در اختیار رسانه ها قرار می گیرد. بیانیه ها، اطلاعیه ها و اعلامیه های مربوط به معرفی یا انتصاب برخی مقامات، نامه های کارشناسان یا انجمن های کارشناسی در رابطه با تصویب و تأیید قوانین، و دیگر مکاتبات رییس جمهور نیز روزانه تسلیم جراید می شود.
بریدۀ جراید، که در وهلۀ اول حاکی از نظر موافق مطبوعات هستند. عموما ً مقامات از اخبار و مقالاتی که حاوی نظر موافق جراید و رسانه ها هستند، کپی هایی تهیه می کنند و آن را همراه مجموعۀ مطالب دیگر به رسانه ها می دهند.
سئوالات، که گاهی مقامات آن را به خبرنگاران می دهند تا توجه آن ها را به مسئله ای خاص جلب کنند. در مواردی می توانید سئوال هایی که مصاحبه گران باید از مقامی بپرسند را تنظیم کنید. پرسش های خلاقانه کنجکاوی برانگیز هستند.
مجموعه مطالب تبلیغی برای رسانه ها و جراید، که شامل تعدادی مطلب مربوط به یک موضوع است. این مطالب در دو جیب داخلی پوشه قرارداده می شود. مثلا ً برای افتتاح یک مدرسۀ تازه مجموعۀ مطالب شامل موارد زیر می شود:
- پوشه ای حاوی علامت مدرسه روی جلد و سایر مطالب که در جیب های داخلی پوشه منظم شده است.
- اطلاعیه به جراید و رسانه ها همراه با جزئیات مربوط به زمان مراسم افتتاح، محل و اهمیت آن.
- یک اطلاعیۀ مطبوعاتی حاوی جزئیاتی پیرامون مراسم افتتاح، اطلاعات کلی دربارۀ مدرسه و نقل قول هایی از مقامات در مورد مدرسه.
- حقیقت نامه شامل آمار و ارقام مربوط به ساختمان ، تعداد شاگردانی که در مدرسه درس خواهند خواند و غیره.
- شرح حال سخنگویان مراسم.
- ابزار کمکی دیداری، مانند عکس و تصویر از مدرسه.
"نامۀ توضیحی" یا تماس تلفنی، که خبری را در یک پاراگراف خلاصه کرده و توضیح می دهد که چرا بینندگان یا شنوندگان علاقمند به آن هستند. در این قبیل نامه ها یا تماس های تلفنی، جزییات رویداد، اسامی افراد ، امکان تهیۀ عکس و فیلم و خلاصه ای از آن چه خواهد گذشت، ارائه می شود.
اطلاعیه های خبری سمعی و بصری، که حاوی جواب به سئوالات چه کسی، چه چیزی، چه موقعی، کجا، چرایی و چگونگی یک اطلاعیۀ خبری است که به عنوان یک برنامۀ خبری رادیویی یا تلویزیونی ارائه می شود. پخش کنندگان این برنامه با استفاده از کلیۀ مطالب یا بخشی از آن در یک برنامۀ خبری رادیویی یا تلویزیونی، به منبع آن که روابط عمومی است، اشاره می کنند. اخبار ویدئویی باید طوری پخش شود که صدای گوینده روی یک باند و صدا های طبیعی و سایر صدا ها روی باند دیگر ضبط گردد. این روش، تدوین مجدد صدا را ساده تر می کند.
فناوری ماهواره ای، اجازه می دهد که خبرنگاران، جلسه و یا مصاحبه ای ترتیب دهند و بعد آن را به ایستگاه های خبری سراسر کشور مخابره کنند. این کار مانند جا به جایی رسانه ها برای تهیۀ خبر و مصاحبه است که بدون هزینه و صرف وقت انجام می شود. معمولا ً متخصصان اطلاع رسانی عمومی، رویدادی را ضبط می کنند و بعد با خریداری مدت زمانی مشخص از خدمات ماهواره ای، آن را از طریق ماهواره مخابره می نمایند. برای انجام درست این کار ، به یک استودیو نیاز است که بتوان تصاویر و صدا های زنده را از طریق آن پخش کردو بتوان به خبرنگاران امکان مطرح کردن سئوالات از طریق تلفن را داده و جواب های مقام مربوطه را در استودیو ضبط نمود. این گونه ایستگاه ها باید از زمان دسترسی به خدمات ماهواره ای از قبل آگاهی داشته باشند.
اظهار نظر های رادیویی، ضبط سمعی بیانیه های کوتاه مقامات دولت پیرامون موضوعات مختلف است چنانکه گویی که در یک مصاحبه صورت می گیرد. بعضی از سیاستمداران آمریکایی هر روز و در زمان خاصی اظهار نظر رادیویی ترتیب می دهند. آن ها اظهارات خود را یا مستقیما ً برای خبرنگاران ارسال می کنند یا این که شمارۀ تلفنی را در اختیار آن ها قرار می دهند تا در پیغامگیر آن بتوانند به اظهار نظر گوش فرا دهند. برای این کار به طرز صحیح ، به یک ضبط صوت با کیفیت خوب و وسیله ای برای مرتبط کردن ضبط به تلفن مورد نیاز است. این اظهارات را می توان برای دانلود، به شبکۀ جهانی اینترنت هم ارسال داشت.
خط تلفن مجزا، که برای ضبط روزانۀ اظهارات مقام دولتی به رسانه ها مورد استفاده قرار می گیرد.
کنفرانس های مطبوعاتی، که طی آن مقامات اخبار مربوطه را به اطلاع رسانه ها و جراید می رسانند. برای اعتبار و وثوق هر چه بیشتر، این اخبار باید به موقع و حقیقی باشند.
مصاحبه ها، که فرصتی برای صحبت در اختیار مقامات قرار می دهد و معمولا ً رو در رو با مصاحبه کننده انجام می شود و مقامات می توانند افکار خود را به طور عمیق تری نسبت به کنفرانس های خبری ابراز کنند.
جلسۀ سردبیر و هیئت تحریریه که گردهمایی های خبرنگاران و سردبیر روزنامه و اعضای هیئت تحریریه و گزارشگران بخش خبر می باشد که دربارۀ مسئله ای تشکیل جلسه می دهند. شبکه های عمدۀ تلویزیونی و ماهواره ای نیز چنین جلساتی را برپا می کنند. این جلسات به مقامات دولتی فرصت می دهد افکار و نظرات خود را به طور مفصل تر در میان بگذارند، و به رسانه ها اجازه می دهد درک عمیق تری از سیاست های دولت داشته باشند که برداشت آن هاغالبا ً در اخبار و سرمقالات منعکس می گردد.
ملاقات های خصوصی، که طی آن مقامات دولت برای تهیۀ زمینه و چارچوب اهم اخبار با خبرنگاران تشکیل جلسه می دهند .
مقالات صفحۀ مقابل سر مقاله، نظرات کارشناسی و تفاسیر خبری، که روزنامه نگاران برای ابراز نظرات خود از آن استفاده می کنند. بعضی سیاستمداران نیز با نوشتن مقالات هفتگی کوشش می کنند نظرات خود را مستقیما ً با مردم در میان بگذارند.
سخنرانی ها، که برای ارائۀ سیاست ها، معرفی برنامه های جدید، توضیح مواضع، و ایجاد اتفاق نظر برگزار می شوند. نسخه ای از سخنرانی معمولا ً از پیش در اختیار جراید قرار داده می شود و کپی هایی از آن نیز برای خبرنگارانی که موفق به شرکت در سخنرانی نشده اند، ارسال می گردد. پخش سخنرانی از طریق اینترنت هم مؤثر است. در صورت امکان، اگر توزیع متن سخنرانی همراه با چکیده ای از آن باشد، خبرنگاران از خلاصۀ اهم مطالب از قبل مطلع می گردند. همیشه باید از آن دسته از خبرنگاران و نمایندگان جراید که این مطالب را دریافت می دارند، فهرست برداری کرد.
سفر های مطبوعاتی، معمولا ً به خارج از مرکز و پایتخت صورت می گیرد و برای رسانه های خارج از مرکز مؤثر است. این سفر های مطبوعاتی اخباری در رابطه با مناطق مختلف ارائه شده و توضیح می دهد سیاست های دولت چه تأثیری بر شهروندان خواهد داشت.
مقالات خبری، مقالاتی هستند که خبری را به صورت ساده تر مطرح می کنند. کارشناسان اطلاعات همگانی برای ارائۀ اخبار، تنها متکی به نشریات چاپی و بخش های جدی خبری نیستند بلکه اخبار و رویداد هایی که باید با عموم در میان گذاشته شود را از طریق مقالات ساده تر نیز ارائه می کنند.
اینترنت، محلی است برای برقراری ارتباط مستقیم با مردم ، بدون وجود فیلتر رسانه ها. از این امکان برای ارتباط سریع با خبرنگاران نیز استفاده می شود. به علاوه، اینترنت ارتباط متقابل میان مقامات دولت و عموم مردم را نیز تأمین می کند. دفاتر مطبوعاتی می توانند بولتن خبری خود را از طریق اینترنت ایجاد کنند. اینترنت همه چیز را به طور کامل دارد: متن، تصویر، ویدئو و صدا. دفاتر مطبوعاتی دولتی برای انتشار اسناد پر حجم برای کاربران نیز از اینترنت استفاده می کنند. تارنما برای کارایی بیشتر باید به طور منظم روزآمد شوند.
پست الکترونیکی، شامل نشانی های گروهی است که تنها با یک تکمه می توان پیامی را در آن واحد به تعداد زیادی از افراد علاقمند ارسال نمود.
فرصت های عکسبرداری، که به یک مقام اجازه می دهد تا با افراد مختلف حوزه انتخاباتی خود، مثلأ در حین دریافت جایزه عکس انداخته و از این عکس ها پس از آنکه به روزنامه ها و جراید شهر زادگاه شخص فرستاده شد، برای تبلیغات مختلف استفاده شود. زمانی که عکسی گرفته و بعد ارسال می شود، حتما ً از هویت افراد در عکس و مناسبت حضور آن ها مطلع شوید.
مواد و مطالب خبری، ممکن است تنها برای معدودی از خبرنگاران جالب توجه باشد. برای مثال، در دفتر مطبوعاتی کاخ سفید، غالبا ً خبرنگاران اطلاعیه ای را برمی دارند، آن را خوانده و در جای خود قرار می دهند، زیرا شامل مسائلی که باید به آن پوشش خبری بدهند، نمی گردد. اما مهم است که این مطالب و انتشارات برای کسانی که به آن نیاز دارند، همیشه موجود باشد.
