14 جون 2008
نگاهی دقیق تر به اطلاعیه های رسمی، بیانیه ها و حقیقت نامه ها
(مقالۀ زیر برگرفته از یک دفتر مطبوعاتی مسئول، از انتشارات وزارت امورخارجۀ آمریکا است.)
تهیه و انتشار اطلاعیه های رسمی، حقیقت نامه، و بیانیه به منزلۀ چرخ و دندۀ غالب عملیات مطبوعاتی دولت است. در کشور های مختلف، این ابزار مطبوعاتی و رسانه ای با نام های متفاوت خوانده می شوند، اما همگی یک هدف را دنبال می کنند: بازگو کردن اخبار، اعلان یک رویداد و ارائۀ آمار و ارقام.
دیوید بکویت، مشاورمطبوعاتی سابق دن کویل، معاون رییس جمهورمی گوید، اطلاعیه های رسمی ابزار انضباطی خوبی هستند زیرا شما را به تهیۀ خبری تشویق می کنند که مایلید شاهدش باشید. اگر این اطلاعیه ها روشن و ساده تهیه شوند، بیانیه های خبری از دقت بیشتری برخوردار می شوند. مشکل می توان نقل قول غلطی از یک اطلاعیۀ رسمی ارائه داد.
آن چه در زیر می آید استاندارد ها و ضوابط شناخته شدۀ این گزارشات مطبوعاتی است.
5 توصیۀ برتر: اطلاعیه های رسمی
قبل از این که یک اطلاعیۀ رسمی صادر کنید، به سئوالات زیر پاسخ بدهید:
- اهمیت آن در چیست، و چگونه خبر سازی می کند؟
- نکات اصلی کدام است؟
- این اطلاعات به کدام تحقیقات اتکا دارد؟ در صورت تمایل خبرنگاران می توان به سهولت آن را مورد بررسی قرار داد؟
- نقل قول کدام مقام را می توان در مورد موضوع مطرح آورد؟
- برای اطلاعات بیشتر به حقیقت نامه نیازی هست؟
اطلاعیه های رسمی
اطلاعیه های رسمی خلاصه ای از حقایق دربارۀ برنامه یا مسئله ای هستند که شما می خواهید توجه رسانه ها را به آن جلب کنید. این اطلاعیه ها در فرمتی معین ارائه می شوند. مهمترین ضابطه برای اطلاعیه های رسمی این است که باید حاوی خبری باشند.
اطلاعیه رسمی، همچون یک مقالۀ خبری به سبک یک هرم وارونه تنظیم می شود. اولین پاراگراف حکم "راهنما" را دارد، و حاوی اهم اطلاعات است؛ پاراگراف های بعدی بر مبنای آن پرورانده می شوند و در حین ارائۀ جزئیات بیشتر، از اهمیت کمتری برخورداراند. کم اهمیت ترین اطلاعات در پایان اطلاعیه جا می گیرد.
یک اطلاعیۀ رسمی خوب، مانند یک خبر خوب تنظیم شده، جوابگوی سئوالات چه کسی، چه چیزی، چه وقت، کجا، چرایی و چگونگی امر است. موضوع خبر کیست؟ خبر درمورد چه چیزیست؟ رویداد مربوطه در کجا واقع شده یا می شود؟ اهمیت اطلاعات در چیست؟ چرا موضوع مربوطه قابل توجه است؟ جواب تمامی این سئوالات باید در پاراگراف اول بیاید.
عبارات و پاراگراف های یک اطلاعیۀ رسمی می باید کوتاه باشند تا به سرعت توسط سردبیر یا خبرنگار بررسی شوند، زبان آن نباید نامهفوم باشد، از اختصارات، جزئیات غیر منتظره یا کلیشه در آن استفاده نمی شود. می توان از نقل قول استفاده کرد اما معمول تر است که نقل قول ها در پاراگراف های دوم یا سوم آورده شود؛ نقل قول ها همیشه منسوب است و نه مستقیم.
آن دسته از اطلاعیه های رسمی که مشابه اطلاعیه های خبری تنظیم شده و در آن ها از صفات تحریک کننده استفاده نمی شود، ظاهرا ً از سوی مطبوعات و جراید مقبول تر تلقی می شود.
در ایالات متحده، معمولا ً اطلاعیه های رسمی فرمولی دارند که شامل موارد زیر است:
- یک خط در میان؛
- کاغذ سفید ساده، ترجیحا ً با نام و نشانی سازمان چاپ شده در بالا.
- حاشیه های پهن – دست کم یک اینچ (2,54 سانتی متر) از هر طرف – برای سهولت در خواندن و داشتن جای کافی برای یادداشت نویسی ناشران و خبرنگاران.
- مطلب تایپ شده فقط بر یک روی کاغذ.
در بالای اطلاعیه های رسمی استاندارد، اطلاعات دلیل به چشم می خورد:
- تاریخ صدور اطلاعیه.
- نام تماس، شمارۀ تلفن، شمارۀ فکس، نشانی پست الکترونیکی. گاهی شمارۀ تلفن های دستی برای تماس در خارج از وقت اداری نیز فهرست می شود، مخصوصا ً در صورتی که دفتر مطبوعاتی با خبرنگارانی که در مناطق مختلف و دارای اختلاف ساعت هستند، در تماس باشد.
- زمان صدور اطلاعیه. غالبا ً اطلاعیه ها قبل از وقوع رویداد صادر می شوند اما مهلت دار هستند، به این ترتیب خبرنگاران وقت کافی برای خواندن محتویات و گرفتن اطلاعات لازم را دارند، به ویژه زمانی که خبر مربوط به موضوع پیچیده ای باشد. در چنین مواردی، نوشته می شود "ممنوع لغایت" و تاریخ و ساعت دقیق صدور آن ذکر می گردد. در صورتی که بتوان بلافاصله از اطلاعات محتوای اطلاعیه استفاده نمود، نوشته می شود "صدور فوری".
- عنوان با حروف بزرگ که جالب توجه بوده و گویای اخبار و محتوای اطلاعیه باشد.
- تاریخ نگارش، با حروف بزرگ، در آغاز پاراگراف اول که منشأ خبر را مشخص می کند.
در ایالات متحده، معمولا ً اطلاعیه های رسمی یک تا دو صفحه هستند. در صورتی که مطلب بیش از یک صفحه به درازا بکشد، در انتهای صفحۀ اول باید ذکر شود، "ادامه دارد". در انتهای اطلاعیه، برای نشان دادن پایان آن باید --30 -- یا #### تایپ شود. حتما ً غلط های املایی، تایپی ، سجاوندی و جملات نادرست را کنترل کنید.
اطلاعیۀ رسمی را می توان به نظر سردبیر، سردبیر مسئول (در جراید یا رسانه ها) و یا خبرنگار رسانید. با یک تماس تلفنی، دنبالۀ اطلاعیۀ رسمی باید گرفته شود. و درمورد دریافت اطلاعیه از سوی مخاطبان آن، و نیاز به اطلاعات بیشتر، باید سئوال شود.
مطالب مطبوعاتی مانند اطلاعیه های رسمی و حقیقت نامه ها باید از قبل آماده و قبل از برگزار شدن رویداد های مربوطه، مانند کنفرانس های مطبوعاتی، توزیع و ارسال گردند، و نه بعد از آن. یکی از دولت های جدید هزینۀ سنگینی برای دریافتن این موضوع پرداخت. وزرا تمام شب را برای طرح یک برنامۀ جدید اقتصادی، پشت در های بسته گذراندند. آن ها کار خود را در ساعت 7 صبح به پایان رساندند و به رسانه ها اطلاع دادند که در ساعت 10 صبح یک کنفرانس مطبوعاتی برگزار خواهند نمود. وزرا سیاست های تازۀ اقتصادی را اعلام کردند و تازه بعد از آن، پرسنل مطبوعاتی به تنظیم مطالب برای ارائه به جراید پرداخت. پرسنل به قدری درگیر نوشتن اطلاعیۀ مطبوعاتی بود، که وقت کافی برای توضیح درمورد سیاست و خط مشی تازۀ اقتصادی نیافته بودند. ساعت های متمادی، جراید فاقد نوشته ای بودند که بتوانند بر اساس آن به یک خبر پیچیده بپردازند، و بسیاری از آنان جزئیات موضوع را اشتباه متوجه شدند. این دفتر مطبوعاتی دولتی باید هفته ها کار می کرد تا بتواند اطلاعات غلط را تصحیح و جبران نماید.
اطلاعیه به رسانه ها
معمولا ً صدور اطلاعیه به رسانه ها برای اعلام رویداد های قریب الوقوع است که شما مایل به داشتن پوشش خبری آن هستید. این اطلاعیه هانیز مانند اطلاعیه های رسمی باید جوابگوی سئوالات چه کسی، چه چیزی، چه زمان، و چرایی و چگونگی امر باشند، با این فرق که خلاصه تر اند و برای ایجاد انگیزه در خبرنگاران برای حضور در رویداد صادر می شوند. بعضی از دفاتر مطبوعاتی حتی این اطلاعات را با خط پررنگ تر و درپی آن سایر جزئیات را چاپ می کند تا رویداد آتی جلب نظر کند.
شکل ظاهری اطلاعیه به رسانه ها، مشابه اطلاعیه های رسمی است و حاوی تاریخ، نام افرادی که باید با آن ها تماس حاصل شود، شماره های تلفن، و عبارات "صدور فوری" یا "ممنوع لغایت" در بالا و #### یا --30 -- که نشان دندۀ پایان متن است در پایین، می باشند.
حقیقت نامه
در حقیقت نامه ها، با وجود آمار و ارقام، اطلاعات بیشتری نسبت به اطلاعیه ها رسمی وجود دارد، اما برای شاخ و برگ دادن به آن، نقل قول در آن ها آورده نمی شود. حقیقت نامه تا جای ممکن باید با سهولت قابل خواندن باشد. عناوین ثانوی در آن با خط پررنگ تر نوشته می شود و هر مطلب تازه ای با علامت مشخص می گردد.
مانند اطلاعیه به رسانه ها و اطلاعیه های رسمی، حقیقت نامه ها هم دارای تاریخ، اسامی افراد قابل تماس، شماره های تلفن، و عبارات "صدور فوری" یا "ممنوع لغایت" در بالا، اسامی و شماره های تماس، و --30-- یا #### در پایان متن هستند.
مقامات یکی از دفاتر مطبوعاتی دولتی ملاحظه کردند که اعضای جراید به کنفرانس مطبوعاتی می آیند، مطالب عرضه شده روی کاغذ را برمی دارند، و قبل از شروع کنفرانس، محل را ترک می کنند. به همین علت، سخنگوی مطبوعاتی تصمیم گرفت نوشتجات را بعد از اتمام کنفرانس توزیع کند تا خبرنگاران مجبور به حضور باشند. این تدبیر مؤثر واقع نشد. تعدادی از خبرنگاران فقط در بخش آغازین کنفرانس باقی ماندند و زودتر از موعد محل را ترک کردند، و اخبار مربوط را مبنی بر یادداشت های خود تنظیم نمودند. بعضی اوقات، مقامات مطبوعاتی متوجه می شوند که خبرنگاران درست متوجه مطلب نشده اند. اگر خبرنگاران می توانستند مطالب کتبی را که حاوی حقایق مبنا بود، قبل از آغاز کنفرانس مطبوعاتی در اختیار داشته باشند، احتمالا ً سوء تعبیری پیش نمی آمد.
خبرنگاران عموما ً باید به تهیۀ پوشش خبری تعدادی از رویداد ها بپردازند، و سخنگویان نباید این گونه فرض کنند که اگر خبرنگاران فقط در بخشی از رویداد شرکت می کنند، به علت عدم علاقۀ آن ها ست و خبری در مورد آن تهیه نخواهند کرد. بسیاری از آنان مایل به تهیۀ خبر هستند، اما جدول زمانی آن ها اجازه نمی دهد از آغاز تا پایان رویداد حضور داشته باشند، مخصوصا ً اگر طولانی تر از یک ساعت باشد، کما این که این دفتر مطبوعاتی همین کار را کرد. در صورتی که خبرنگاران می توانستند از مطالب کتبی استفاده کنند، امکان داشت در هنگام تنظیم خبر خود به آن ها نیز رجوع کنند.
