14 جون 2008
برنامه ریزی برای رویدادها
مقاله ذيل بر گرفته از یک نشريه وزارت امور خارجه آمريکا تحت عنوان "دفتر مطبوعاتی مسئولیت شناس" است.
از یک دفتر مطبوعاتی دولتی انتظار می رود که با انواع مختلفی از رویدادهای عمومی روبه رو شود. این رویدادها شامل "رویدادهای رسانه ای" – رویدادهایی که رسانه ها به آن دعوت می شوند و رویدادهای دیگری که رسانه ها ممکن است در آن شرکت بکنند و یا شرکت نکنند می باشد. یک سخنگوی دولت باید قادر باشد از عهده شرکت در هر رویدادی برآید ، چه رسانه ها در آن حضور داشته باشند یا نداشته باشند ، چه میزبان باشند یا به عنوان مهمان دیگران در آن شرکت کنند.
به این رویدادها به چشم تئاتر یا باله نگاه کنید . همه چیز باید برنامه ریزی شده و نوشته شود و همه چیز باید به موضوع کلی نمایش یا باله مربوط باشد. در مورد همه جزئیات و نقش هر فرد به دقت فکر شده است. باید یک کارگردان از میان پرسنل در محل حضور داشته باشد تا مطمئن شود که همه چیز آنطور که برنامه ریزی شده اجرا می شود.
چک لیست رویدادها
· یک تقاضای کتبی دریافت کنید
· از زمان و مکان رویداد مطلع شوید و ببینید که آیا انعطافی برای تغییر تاریخ یا زمان آن وجود دارد
· هدف رویداد و نقش مورد درخواست از نماینده خود را تعیین کنید
· مشخص کنید که آیا مطبوعات حضور خواهند داشت یا خیر
· تعداد مهمانها و دیگر شرکت کنندگان را بپرسید
برنامه ریزی برای یک رویداد داخلی
برنامه ریزی کامل برای هر رویدادی که یک سخنگوی مطبوعاتی در آن شرکت می کند ضروری است، به ویژه در مورد رویدادهایی مانند بازدید یک رئیس دولت یا گردهمایی چندین وزیر خارجی.
· به عنوان قدم اول ، مدیری برای سرپرستی کل رویداد تعیین کنید . او ممکن است عهده دار سرپرستی همه کارها شود یا برکار چند نفر دیگر که سرپرستی کارهای مختلف را به عهده گرفته اند نظارت کند.
· سپس در زمینه موضوع رویداد تصمیم گیری کنید.
· مقصود از برگزاری این رویداد چیست ؟
· به چه اهدافی می خواهید دست یابید؟
· می خواهید چه تاثیری داشته باشید؟
· برای اجزا تشکیل دهنده مختلف رویداد ، فرجه تعیین کنید.
· یک سخنرانی تا چه تاریخی باید تکمیل شود ؟
· تا چه تاریخی باید برای مواد لازم تقاضا کنید؟
· تاییدیه ها تا چه تاریخی باید تهیه شوند؟
· دعوتنامه ها تا چه تاریخی باید فرستاده شوند؟
به طور منظم با دست اندرکاران رویداد ملاقات کنید تا مطمئن شوید کارهای محول شده در حال انجام هستند . حداقل یک روز پیش از برگزاری از محل دیدن کنید تا تهیه مقدمات را چک کنید. هر چقدر رویداد بزرگتر باشد بازدید از محل زودتر باید صورت بگیرد – برای دیدار مقامات عالیرتبه دولتی ،احتمالاً هفته ها پیش از موعد ، برای جلسه ای نیم ساعته بین دو وزیر، یک ساعت قبل. ولی همیشه یک نفر از پرسنل تان چندین ساعت پیش از شروع رویداد در محل باشد تا بتواند آخرین تغییرات ممکن را مدیریت کند.
· کتابچه ای برای آگاهی دادن در مورد رویداد تهیه ببینید که شامل برنامه زمانی ، فهرست شرکت کنندگان، موارد صحبت یا سخنرانی، زندگینامه های افراد مهم حاضر در محل، خلاصه ای از موضوعات سیاسی و مقولات مهم دیگر و مقالات روزنامه ای مرتبط با موضوعات مهم باشد.
· پس از رویداد برای کسانی که حضور داشته اند مانند شرکت کنندگان اصلی و پرسنل ، نامه تشکر بنویسید.
· متعاقب رویداد جلسه ای با پرسنل خود بگذارید و گزارش کوتاهی در مورد آنچه که خوب پیش رفت و آنچه که رضایت بخش نبود بنویسید تا رویدادهای آینده را بهتر برگزارکنید.
یک فرضیه کلی در آمریکا این است که برای هر ساعتی که یک رویداد طول می کشد، به حدود 5 تا 10 ساعت برنامه ریزی نیاز است.
برنامه ریزی برای یک رویداد خارجی
حتی اگر یکی از مقامات دولتی شما قرار است در جلسه افراد دیگری صحبت کند ،هر آنچه را که مربوط به شرکت نماینده شماست منجمله دعوتنامه و مطبوعاتی که از او در آنها نام برده شده ، بررسی و مرور کنید . همیشه یک نفر از پرسنل خود را پیش از رویداد به محل بفرستید . بدین صورت او می تواند مدافع منافع شما باشد ، اگر تغییراتی در برنامه ایجاد شده مطلع شود و مقام مربوط شما را باخ بر کند. در غیر اینصورت شما هیچ کنترلی بر جریان شرکت مقام مذکور خود در جلسه نخواهید داشت.
یک قسمت مهم برنامه ریزی برای رویدادهای خارجی، ارزیابی دعوتنامه است . این نمونه را در نظر بگیرید. یک مقام دولتی ساعتها سفر کرده تا برای عده ای که حامی خود می پندارد سخنرانی کند . ولی وقتی به آنجا رسید، دریافت که با عده ای مخالف روبه روست و قرار است در برابر تماشا چیانی متخاصم به بحث بپردازد. هیچ یک از پرسنل جزئیات برنامه را از پیش مرور نکرده بود. بنابراین هیچکس نمی دانست که برنامه جلسه در عمل از دعوتی که به صورت شفاهی صورت گرفته، منحرف شده است.
برای پیشگیری از اتفاقات غیر مترقبه بسیاری از سیاستمداران تقاضا می کنند که همه دعوتها کتبی ارائه شوند . بدین صورت آنها دقیقاً می دانند چه مطالبی مورد تقاضا است و می توانند در مورد شرکت خود در جلسه بر حسب آنچه که در دعوتنامه نوشته شده است، مذاکره کنند. خیلی ها سپس کتباً در مورد نحوه شرکت خود در جلسه اطلاع می دهند.
وقتی دعوتی از طریق تلفن صورت می گیرد، سخنگو یا برنامه ریز مطبوعاتی می تواند بگوید: سیاست ما در اینجا این است که دعوتها کتباً انجام شوند. لطفاً دعوت خود را با ذکر اطلاعات زیر از طریق پست ، فکس و یا پست الکترونیکی ارسال کنید.
· عنوان جلسه
· هدف از جلسه
· تاریخ و ساعت یا ساعتهای برگزاری . در این زمینه خوب است که دریابیم آیا انعطافی در زمانبندی وجود دارد یا خیر. به عنوان مثال اگر کنفرانسی در عرض چند روز برگزار می شود و مقامی برای یک روز مشخص که جای دیگری مشغول است دعوت شده است ، آیا می توان روز دیگری را جایگزین کرد؟
· محل جلسه
· تعداد افرادی که انتظار می رود شرکت کنند.
· این که آیا شرکت کنندگان دیگری خواهند یود و آنها چه کسانی خواهند بود.
· این که آیا سنت بر این است که مهمان خاصی در جلسه صحبت کند. آیا آن فرد مقامی است که برایش کار می کنید – به عنوان مثال فرماندار ایالت است.
· نقش آن مقام چیست – آیا سخنران اصلی است ، تنها سخنران است ، یکی از چندین سخنران است که قرار شده درباره موضوعی خاص صحبت کند و امثال آن .
· آیا روزنامه نگاران در جلسه شرکت دارند یا خیر؟
· اگر جلسه ای سالانه یا تکراری است پوشش مطبوعاتی آن درگذشته چگونه بوده است.
اکنون شما می توانید دعوت کتبی را مرور کنید و چیزهایی را که دوست دارید یا نمی پسندید تغییر دهید و می توانید کتباً پاسخ دهید که چه چیزی را می خواهید بپذیرید و شرکت شما در جلسه به چه صورت خواهد بود.
