We’ve gone social!
Follow us on our facebook pages and join the conversation.
29 أيار/مايو 2008
التخطيط الحدث
يطلب من المكتب الصحفي الحكومي التعامل مع جميع أنواع الأحداث العامة. فهناك "أحداث إعلامية" – أحداث تدعى إليها الصحافة – وهناك أحداث أخرى، يحضر إليها بعض ممثلي الصحافة ولا يحضر البعض الآخر. ويتعين على المتحدث الرسمي أن يكون قادرا على إدارة المشاركة في أي حدث، سواء كان إعلاميا أم لا، وسواء كنت تستضيفه أو تحضره كضيف لشخص آخر.
فكر في هذه الأحداث كما لو كانت عرضا مسرحيا أو حفلة رقصة باليه. يجب أن يكون كل شيء مخططا ومكتوبا، ويجب أن يتعلق كل شيء بالموضوع العام للمسرحية أو الباليه. ويجب أن يكون هناك مدير – من هيئة موظفيك – في الموقع للتأكد من أن الأمور تسير وفقا لما هو مخطط.
التخطيط للحدث الداخلي
هناك حاجة إلى تخطيط دقيق لكل حدث يشترك فيه المتحدث الرسمي الصحفي، ولكن على الأخص الأحداث مثل زيارة رئيس الدولة أو اجتماع لعدد من وزراء الخارجية.
- كخطوة أولى قم بتعيين مدير للإشراف على الحدث بأكمله. وقد يدير كل شيء، أو قد يشرف على عدة أشخاص آخرين يتعاملون مع مهام مختلفة.
- ثم قرر موضوع الحدث:
- ما هو الغرض منه؟
- ما هي الأهداف التي ينبغي تحقيقها؟
- ما هو الأثر الذي ينبغي تحقيقه؟
- حدد مواعيد نهائية للعناصر المختلفة للحدث.
- بحلول أي تاريخ ينبغي أن يكون الخطاب قد استكمل؟
- بحلول أي تاريخ يجب أن تكون طلبات المواد – المنصات والكراسي والخيام وكوابل الكهرباء والتليفونات – قد قدمت؟
- بحلول أي تواريخ تحتاج إلى الحصول على الموافقات؟
- بحلول أي وقت يجب إرسال الدعوات؟
- إعقد اجتماعات منتظمة مع الأشخاص المشتركين في الحدث للتأكد من أن المهام قيد التنفيذ. قم بزيارة للموقع مرة على الأقل كل يوم مقدما لتفقد الترتيبات. وكلما كان الحدث أكبر، كلما توجب حدوث زيارة الموقع في وقت أبكر – ربما عدة أسابيع مقدما بالنسبة للزيارة الرسمية. أما بالنسبة لاجتماع بين وزيرين لمدة نصف ساعة فيكفي ساعة قبل الموعد. ولكن تأكد دائما من وجود أحد موظفيك في الموقع قبل عدة ساعات من بدء الحدث لكي يتمكن من إجراء أية تغييرات في اللحظات الأخيرة.
- قم بإعداد كتاب إعلامي للحدث يتضمن الجدول وقائمة المشتركين ونقاط البحث أو الخطاب وسير الأشخاص المهمين في الحدث وملخصا للقضايا السياسية والقضايا الرئيسية الأخرى والتقارير الصحفية ذات الصلة بالقضايا.
- أرسل رسائل شكر بعد الحدث للمشاركين فيه، ككبار المشاركين والموظفين.
- إعقد اجتماع متابعة مع هيئة موظفيك واكتب تقريرا قصيرا عما سار بنجاح وعما لم يسر بنجاح لكي تحسن الأحداث المستقبلية.
- من النظريات العامة في الولايات المتحدة أن 5 إلى 10 ساعات ضرورية للتخطيط لكل ساعة يستغرقها الحدث.
التخطيط لحدث خارجي
حتى لو كان الحدث للغير ولكن مسؤولك الحكومي مدعو للتحدث فيه، فيتعين عليك مراجعة كل شيء يتعلق باشتراك المسؤول، بما في ذلك الدعوة والمواد الصحفية التي سيذكر المسؤول فيها.
تأكد دائما من وجود أحد موظفيك في الموقع قبل الحدث. وبذلك يمكنه تمثيلك والتعرف على أية تغييرات في البرنامج وتنبيه مسؤولك بالأمر. ولن يكون لك بدون ذلك أي تحكم في مشاركة المسؤول.
ومن الأجزاء المهمة للتخطيط للأحداث الخارجية تقييم الدعوة. خذ ما يلي بعين الإعتبار: سافر مسؤول حكومي عدة ساعات لإلقاء خطاب أمام جمهور ظن أنهم من مؤيديه. ولكنه وجد بعد وصوله أنه على المسرح مع معارضين كان من المتوقع أن يحاورهم أمام جمهور غير ودي. ولم يقم أي من موظفيه بتفقد الترتيبات مقدما، ولذلك لم يعرف أحد أن الحدث الفعلي انحرف عما جاء في الدعوة التي وجهت شفويا.
ولمنع حدوث المفاجآت يطلب الكثير من السياسيين أن تكون جميع الدعوات الموجهة إليهم مكتوبة. وبهذه الطريقة يعرفون تماما ما هو مطلوب ويمكنهم التفاوض حول مشاركتهم على أساس ما هو مكتوب. وكثيرون منهم يردون عندئذ خطيا موضحين طبيعة مشاركتهم.
وعندما تأتي الدعوة عن طريق التليفون يمكن للمتحدث الرسمي الصحفي أو منظم الجدول أن يقول: "إن سياستنا هنا هي استلام الدعوات المكتوبة. يرجى إرسال الطلب بالبريد أو الفاكس أو البريد الإلكتروني مرفقا بالمعلومات التالية:
- عنوان الحدث.
- التاريخ والموعد أو المواعيد. وفيما يتعلق بذلك من المستحسن معرفة ما إذا كانت هناك أية مرونة. فمثلا، إذا كان المؤتمر سيعقد على مدى عدة أيام ودعي المسؤول في يوم معين كان مشغولا فيه في مكان آخر، فهل من الممكن استبدال التاريخ؟
- الموقع.
- عدد الأشخاص المتوقع حضورهم.
- ما إذا كان هناك مشاركون آخرون، ومن هم أولئك المشاركون؟
- ما إذا كان هناك تقليد يتحدث فيه ضيف معين في الحدث. وهل ذلك الشخص هو المسؤول الذي تعمل في خدمته – مثلا، بصفته حاكم الولاية.
- ما هو دور المسؤول – هل هو إلقاء الخطاب الرئيسي، وأن يكون المتحدث الوحيد، أو أن يكون واحدا من عدة متحدثين، وأن يتحدث حول موضوع معين، وما إلى ذلك؟
- ما إذا كان الحدث مفتوحا أو مغلقا أمام الصحافة.
- إذا كان هذا حدثا سنويا أو مكررا، فكيف قامت وسائل الإعلام بتغطيته في الماضي؟
- ثم يمكنك مراجعة الدعوة المكتوبة وتغيير ما تريد وما لا تريد، والتفاوض على أساس ما هو مكتوب. ويمكنك الرد خطيا على ما تريد قبوله وعلى دورك في المشاركة.
- قائمة متطلبات الحدث
- إحصل على الطلب مكتوبا.
- إعرف متى وأين سيقام الحدث وما إذا كانت هناك مرونة لتغيير التواريخ والمواعيد.
- استوضح الغرض من الحدث والدور المطلوب من المسؤول.
- إعرف ما إذا كانت الصحافة مدعوة لتغطية الحدث.
- إسأل عن عدد الضيوف وغيرهم من المشاركين.
موقع الحدث
بعد أن تقرر ماهية "رسالة" الحدث، يتعين عليك أن تحدد أفضل مكان لإقامته لإيصال الرسالة إلى الجمهور. فمثلا، إذا كان الحدث يتعلق بإعلان خاص بالتعليم فإن أنسب موقع لذلك قد يكون موقعا تعليميا كمدرسة. وبعد أن تقرر اختيار مدرسة، قم بأخذ ما يلي بعين الإعتبار:
- ما هي أفضل غرفة صف للحدث؟
- هل ينبغي إشراك طلاب كبار أم صغار؟
- ما هي الصورة البصرية التي أريد أن أقدمها؟ وما هي أفضل خلفية تحقق ذلك وتتناسب مع الرسالة؟
- من يجب أن يكون موجودا كذلك هناك، للمساعدة في تطوير الرسالة؟ فمثلا، هل هناك مدرسون أو إداريون في المدرسة أو ربما وزير التعليم ممن يجب ضمهم إما كمتحدثين أو كضيوف؟ قرر متى يجب دعوتهم، ومن يجب أن يدعى، وما هو الدور الذي يجب أن يقوموا به، إذا كان مثل هذا الدور مطلوبا.
عندما يقوم مسؤول كبير في الولايات المتحدة بالمشاركة في حدث، كحاكم ولاية أو وزير أو الرئيس ونائب الرئيس بكل تأكيد، فهو يتلقى كتابا إعلاميا مقدما. ويتم إعداد هذا الكتاب من قبل موظفي الشخص الذي يقوم بتنظيم الحدث.
الكتاب الإعلامي
والمقصود من الكتاب هو رفع مستوى المشاركة ... وتفادي المفاجآت.
ويتناول الكتاب الإعلامي عادة ما يلي:
- الغرض من الحدث.
- الملابس – غير رسمية، ملابس عمل، رسمية.
- الحالة الجوية المتوقعة ليوم الحدث.
- حجم الجمهور.
- هل ستكون الصحافة موجودة؟ هل يتوقع وجود كاميرات؟
- موقع الحدث.
- إسم منسق الموظفين للحدث مع أرقام تليفونه وتليفونه الخليوي وغير ذلك.
- القضايا السياسية الرئيسية ذات الإهتمام في المنطقة التي يقام فيها الحدث. وقد يحتوي الكتاب الإعلامي على نسخ مقالات صحفية مؤيدة.
- أسماء المشاركين وألقابهم وانتسابهم وملخص لما سيفعلونه أو يقولونه في الحدث. قم بتوفير السير الذاتية إذا كان ذلك مناسبا مع اللفظ الصحيح للأسماء إذا كانت غير مـألوفة.
- أجندة مفصلة أو جدول زمني للحدث.
- ما هي الأسئلة المحتمل طرحها من الصحافة أو الجمهور، مع الأجوبة المحتملة.
- قائمة بالقضايا التي سيتم بحثها وتلك التي يتعين تفاديها.
- أسماء أي أشخاص يتعين على المسؤول أن يقدمهم من المنصة.
- شكل توضيحي لمنطقة المسرح، بما في ذلك المكان الذي سيجلس ويقف فيه المسؤول، وبجوار من من الناس.
هناك حاجة إلى تخطيط دقيق لكل حدث يشترك فيه المتحدث الرسمي الصحفي، ولكن على الأخص الأحداث مثل زيارة رئيس الدولة أو اجتماع لعدد من وزراء الخارجية.
